O Outlook está em conformidade com a HIPAA?
Fax.Plus é uma solução de fax on-line em conformidade com a HIPAA que se integra perfeitamente ao Outlook. As plataformas de e-mail, incluindo o Outlook, são frequentemente analisadas quando os provedores de serviços de saúde ou outras entidades cobertas precisam trocar PHI com segurança. A pergunta que fica é: o Outlook está em conformidade com a HIPAA?
Compatível com Microsoft 365 e Outlook HIPAA
A Microsoft oferece um Contrato de Associado Business (BAA) para organizações que assinam determinados planos do Microsoft 365 (antigo Office 365). O BAA descreve as responsabilidades da Microsoft e da entidade coberta para proteger as PHI. Nesses planos, se configurado adequadamente com proteções administrativas e técnicas, o Microsoft 365, incluindo o Outlook, pode ser usado em conformidade com a HIPAA.
É importante observar, no entanto, que o simples fato de ter o Microsoft 365 ou o Outlook não garante automaticamente a conformidade com a HIPAA. A configuração adequada, um BAA assinado, treinamento de funcionários e políticas de segurança robustas são necessários para atender aos padrões da HIPAA.
1. Outlook.com
O Outlook está em conformidade com a HIPAA se você estiver usando a versão gratuita do Outlook.com? Na maioria dos casos, o serviço de e-mail gratuito do Outlook.com não é adequado para a conformidade com a HIPAA porque:
Normalmente, ele não oferece um BAA.
Os controles de segurança disponíveis são limitados em comparação com as assinaturas pagas do Microsoft 365.
As opções de criptografia geralmente não são suficientes para proteger completamente as PHI.
Como resultado, os prestadores de serviços de saúde e outras entidades cobertas que lidam com PHI devem evitar o uso de contas gratuitas do Outlook.com para transmitir informações confidenciais de saúde.
2. Outlook dentro do Microsoft 365
O Microsoft Outlook está em conformidade com a HIPAA quando faz parte de um plano pago do Microsoft 365? Sim, se os controles de segurança adequados estiverem em vigor. No ambiente do Microsoft 365, o Outlook pode ser configurado para criptografar mensagens e proteger PHI em trânsito e em repouso. As principais etapas incluem:
Assinatura de um BAA com a Microsoft.
Aplicação de políticas de criptografia para e-mail, como o uso do Office Message Encryption.
Configurar a autenticação multifator (MFA) e controles de acesso robustos.
Treinamento de todos os usuários sobre as práticas recomendadas para o manuseio de PHI.
Com essas medidas e o plano correto (por exemplo, Microsoft 365 Business Premium, E3 ou E5), o risco de acesso não autorizado ou violações de dados pode ser reduzido significativamente, alinhando-se às diretrizes da HIPAA.
3. O programa Outlook Desktop instalado em seu computador
Muitas organizações ainda usam o cliente de desktop autônomo Outlook para gerenciar suas contas de e-mail. O e-mail do Outlook está em conformidade com a HIPAA em um computador local? A resposta depende de como esse cliente de desktop está conectado a um ambiente em conformidade com a HIPAA:
Se o cliente de desktop Outlook sincronizar com uma conta do Microsoft 365 em conformidade com a HIPAA (com um BAA assinado e criptografia implementada), ele poderá fazer parte de um fluxo de trabalho em conformidade com a HIPAA.
Se ele se conectar a um servidor de e-mail que não esteja em conformidade ou a um serviço de e-mail gratuito (como o Outlook.com), a conformidade com a HIPAA não será garantida.
Como tornar o Microsoft Outlook compatível com a HIPAA
Obtenha a licença correta do Microsoft 365: Certifique-se de que você tenha uma assinatura que inclua os recursos de segurança necessários, como o Microsoft 365 Business Premium, E3 ou E5.
Assinar um Contrato de Associado Business (BAA): Um BAA com a Microsoft descreve as responsabilidades de cada parte na proteção de PHI. Sem um BAA, a conformidade com a HIPAA não é possível.
Ativar a criptografia de e-mail: Configure o Office Message Encryption para proteger as mensagens em trânsito. Exija criptografia para todas as mensagens que contenham PHI.
Implemente controles de acesso: Use senhas fortes, implemente a autenticação multifator (MFA) e reforce o acesso baseado em funções para limitar quem pode visualizar as PHI.
Instrua a equipe e monitore a conformidade: Treine todos os funcionários sobre os requisitos da HIPAA, uso seguro de e-mail e conscientização sobre phishing. Realize auditorias regulares para garantir a conformidade contínua.
Serviço de fax on-line em conformidade com a HIPAA
Ao transmitir PHI, as organizações geralmente vão além do e-mail. O envio de fax continua sendo um método seguro e comum para muitos prestadores de serviços de saúde, principalmente se for feito por meio de um serviço de fax on-line compatível com a HIPAA.
Fax.Plus oferece uma solução de fax on-line projetada tendo em mente a conformidade com a HIPAA. Por meio de criptografia, centros de dados seguros e a opção de assinar um BAA, Fax.Plus ajuda os prestadores de serviços de saúde e outras entidades cobertas a enviar e receber faxes contendo PHI com segurança e eficiência.
O fax on-line pode complementar soluções de e-mail seguras, como o Outlook no Microsoft 365. O uso dos dois serviços em conjunto oferece canais flexíveis e seguros para diferentes tipos de comunicação na área da saúde e ajuda a garantir que as diretrizes da HIPAA sejam cumpridas em várias plataformas.
Perguntas frequentes
Controles de acesso adequados (por exemplo, senhas, autenticação de vários fatores).
Trilhas de auditoria e registros de atividades.
Avaliações de risco regulares.
Treinamento da força de trabalho.
Os dispositivos devem ter medidas de segurança fortes (por exemplo, bloqueios de tela, contêineres seguros para dados de e-mail).
Os recursos de limpeza remota devem ser implementados em caso de perda ou roubo de um dispositivo.
Os administradores devem aplicar políticas de gerenciamento de aplicativos móveis (MAM) para proteger os dados em repouso.
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