Melhores serviços de e-mail em conformidade com a HIPAA

Opção 1: Serviços genéricos de e-mail

1. Google Workspace (antigo G Suite)

• Preços: Os planos começam em cerca de US$ 6 por usuário/mêsBusiness Starter), mas normalmente você precisará de pelo menos o plano Business Plus (US$ 18 por usuário/mês) para obter recursos relacionados à HIPAA e assinar um BAA. Sempre confirme a elegibilidade de seu plano para um BAA e solicite-o antes de armazenar PHI.

• Facilidade de uso: O Google Workspace é fácil de navegar para quem já está familiarizado com o layout do Gmail. O console de administração simplifica o gerenciamento de usuários e se integra perfeitamente a outros aplicativos do Google (Agenda, Drive, Docs), oferecendo um amplo ecossistema de ferramentas.

• Segurança HIPAA: O Google Workspace criptografa os dados em trânsito usando TLS e oferece configurações de segurança adicionais, como autenticação de dois fatores (2FA) e prevenção contra perda de dados (DLP). Você deve assinar o BAA do Google em um plano pago qualificado para garantir a conformidade com a HIPAA.

2. Microsoft 365

• Preços: Os planos Business Basic começam em torno de US$ 6 por usuário/mês, mas a conformidade com a HIPAA normalmente exige o nível Business Premium (US$ 22 por usuário/mês) ou um plano Enterprise . Um BAA assinado com a Microsoft é essencial antes de lidar com PHI.

• Facilidade de uso: O Microsoft 365 oferece um pacote familiar (Outlook, Word, Excel, Teams) com versões para desktop e web. É conhecido por seus recursos robustos de colaboração e um ambiente amigável que integra compartilhamento de arquivos, e-mail e videoconferência.

• Segurança HIPAA: O Microsoft 365 inclui criptografia em repouso e em trânsito, além de proteção avançada contra ameaças em planos de nível superior. Um BAA está disponível para organizações em determinados planos empresariais e enterprise , garantindo as proteções adequadas para a conformidade com a HIPAA.

Opção 2: Serviços genéricos de e-mail

3. Virtru

• Preços: Os planos geralmente começam em cerca de US$ 60 por usuário/ano (US$ 5 por mês). Os custos podem aumentar se você precisar de recursos como DLP ou proteção persistente de arquivos. Os preços variam de acordo com o número de licenças e o volume total.

• Facilidade de uso: A Virtru se integra ao Gmail e ao Outlook por meio de uma extensão de navegador ou plug-in de desktop. O envio de um e-mail criptografado é tão simples quanto clicar em um botão de alternância "criptografar", o que o torna muito simples para os usuários finais.

• Segurança HIPAA: A Virtru usa criptografia de ponta a ponta com base nos padrões OpenPGP, permitindo que você defina a expiração do e-mail, desative o encaminhamento e revogue o acesso. Eles também oferecem um BAA, apoiando a conformidade com a HIPAA para comunicações na área de saúde.

4. Zix (agora parte da OpenText)

• Preços: O preço da assinatura do Zix varia de acordo com o número de caixas de correio e recursos (por exemplo, criptografia, proteção contra ameaças, arquivamento). Os pacotes para pequenas empresas geralmente começam em torno de US$ 5 a US$ 8 por usuário/mês. Você precisará de uma cotação personalizada para obter o preço exato.

• Facilidade de uso: O Zix oferece integração perfeita para o Gmail e o Outlook. Depois que o plug-in é instalado, a criptografia pode ser baseada em políticas (acionada por palavras-chave ou padrões de PHI), reduzindo as etapas manuais. Os destinatários podem visualizar as mensagens em um portal seguro sem criar uma conta separada se estiverem usando o ZixMail.

• Segurança HIPAA: Conhecido por sua criptografia robusta baseada em políticas, o Zix é compatível com TLS, algoritmos de criptografia fortes e varredura avançada de ameaças. Um BAA assinado está disponível para organizações que precisam proteger PHI.

5. NeoCertificado

• Preços: Os planos Basic começam em cerca de US$ 99 por usuário/ano (US$ 8 a US$ 10 por mês). Organizações maiores podem se beneficiar de descontos por volume, tornando-o flexível para empresas de diferentes tamanhos.

• Facilidade de uso: O NeoCertified oferece um plug-in do Outlook para criptografia rápida e um portal da Web seguro para usuários do Gmail. Seu painel de controle intuitivo permite gerenciar mensagens seguras, destinatários e regras de criptografia com o mínimo de treinamento.

• Segurança HIPAA: Todos os e-mails são criptografados em trânsito e em repouso, e o NeoCertified fornece um BAA juntamente com a documentação necessária para a conformidade com a HIPAA. Os recursos adicionais incluem recuperação de mensagens e rastreamento de mensagens em tempo real.

Opção 3: Provedores de e-mail dedicados em conformidade com a HIPAA

6. Hushmail para o setor de saúde

• Preços: Os planos de saúde começam em torno de US$ 9,99 por usuário/mês e incluem formulários seguros, criptografia e um BAA em todos os níveis.

• Facilidade de uso: o Hushmail foi projetado especificamente para mensagens seguras, apresentando uma interface simplificada de webmail. Ele também oferece suporte à integração opcional com clientes de desktop, como o Outlook ou o Apple Mail, via IMAP/POP. Um recurso de formulários criptografados facilita a coleta de informações dos pacientes.

• Segurança HIPAA: o Hushmail fornece criptografia de ponta a ponta, formulários da Web seguros e verificação em duas etapas para autenticação adicional. Um BAA assinado está incluído em seus planos de saúde, garantindo total conformidade.

7. Paubox

• Preços: Os planos geralmente começam em torno de US$ 29 por usuário/mês, o que inclui armazenamento ilimitado de e-mails, filtragem de spam e outros recursos de segurança. As camadas mais altas podem adicionar proteção avançada contra ameaças e arquivamento.

• Facilidade de uso: O Paubox se concentra na criptografia nos bastidores, para que os usuários não precisem de logins ou plug-ins adicionais. Ele funciona perfeitamente com seu cliente de e-mail (Outlook, Apple Mail) e domínio existentes. A criptografia ocorre automaticamente, sem necessidade de alternância manual.

• Segurança HIPAA: A Paubox está em conformidade com a HIPAA e é certificada pela HITRUST CSF, oferecendo criptografia de etapa zero para cada e-mail. Um BAA é fornecido, abrangendo todos os aspectos da proteção de dados e requisitos de conformidade.