I migliori servizi e-mail conformi a HIPAA

Opzione 1: Servizi di posta elettronica generici

1. Spazio di lavoro di Google (precedentemente G Suite)

• Prezzi: I piani partono da circa 6 dollari per utente/mese (Business Starter), ma in genere è necessario almeno il piano Business Plus (18 dollari per utente/mese) per le funzionalità relative a HIPAA e per firmare un BAA. Conferma sempre l'idoneità del tuo piano per un BAA e richiedilo prima di archiviare PHI.

• Facilità d'uso: Spazio di lavoro di Google è facile da navigare per chiunque abbia già familiarità con il layout di Gmail. La console di amministrazione semplifica la gestione degli utenti e si integra perfettamente con altre app di Google (Calendar, Drive, Docs), fornendo un ampio ecosistema di strumenti.

• Sicurezza HIPAA: Spazio di lavoro di Google crittografa i dati in transito utilizzando TLS e offre impostazioni di sicurezza aggiuntive come l'autenticazione a due fattori (2FA) e la prevenzione della perdita di dati (DLP). È necessario firmare il BAA di Google nell'ambito di un piano a pagamento idoneo per garantire la conformità a HIPAA.

2. Microsoft 365

• Prezzi: I piani Business Basic partono da circa 6 dollari per utente/mese, ma la conformità HIPAA in genere richiede il livello Business Premium (22 dollari per utente/mese) o un piano Enterprise. Un BAA firmato con Microsoft è essenziale prima di gestire PHI.

• Facilità d'uso: Microsoft 365 offre una suite familiare (Outlook, Word, Excel, Teams) con versioni sia desktop che web. È noto per le sue solide funzionalità di collaborazione e un ambiente intuitivo che integra la condivisione di file, l'e-mail e le videoconferenze.

• Sicurezza HIPAA: Microsoft 365 include la crittografia a riposo e in transito, oltre alla protezione avanzata dalle minacce sui piani di livello superiore. Un BAA è disponibile per le organizzazioni su determinati piani Business ed Enterprise, garantendo le adeguate misure di sicurezza per la conformità HIPAA.

Opzione 2: Servizi e-mail generici

3. Virtru

• Prezzi: I piani di solito partono da circa $60 per utente/anno ($5 al mese). I costi possono aumentare se sono necessarie funzionalità come DLP o protezione persistente dei file. I prezzi aumentano con il numero di licenze e il volume complessivo.

• Facilità d'uso: Virtru si integra con Gmail e Outlook tramite un'estensione del browser o un plugin desktop. L'invio di un'e-mail crittografata è semplice come fare clic su un interruttore di “crittografia”, rendendolo molto semplice per gli utenti finali.

• Sicurezza HIPAA: Virtru utilizza la crittografia end-to-end basata sugli standard OpenPGP, consentendo di impostare la scadenza delle e-mail, disabilitare l'inoltro e revocare l'accesso. Offrono anche un BAA, supportando la conformità HIPAA per le comunicazioni sanitarie.

4. Zix (ora parte di OpenText)

• Prezzi: I prezzi di abbonamento di Zix variano in base al numero di caselle di posta e alle funzionalità (ad esempio, crittografia, protezione dalle minacce, archiviazione). I pacchetti per piccole imprese spesso partono da circa $ 5- $ 8 per utente/mese. Avrai bisogno di un preventivo personalizzato per i prezzi esatti.

• Facilità d'uso: Zix offre un'integrazione perfetta per Gmail e Outlook. Una volta installato il plugin, la crittografia può essere basata su policy (attivata da parole chiave o modelli PHI), riducendo i passaggi manuali. I destinatari possono visualizzare i messaggi in un portale sicuro senza creare un account separato se utilizzano ZixMail.

• Sicurezza HIPAA: Noto per la sua robusta crittografia basata su policy, Zix supporta TLS, algoritmi di crittografia avanzati e scansione avanzata delle minacce. Un BAA firmato è disponibile per le organizzazioni che necessitano di proteggere le informazioni sanitarie protette (PHI).

5. NeoCertified

• Prezzi: I piani Basic partono da circa $ 99 per utente/anno ($ 8- $ 10 al mese). Le organizzazioni più grandi possono beneficiare di sconti sul volume, rendendolo flessibile per diverse dimensioni aziendali.

• Facilità d'uso: NeoCertified offre un plugin di Outlook per la crittografia rapida e un portale web sicuro per gli utenti di Gmail. La sua dashboard intuitiva ti consente di gestire messaggi sicuri, destinatari e regole di crittografia con una formazione minima.

• Sicurezza HIPAA: Tutte le e-mail sono crittografate in transito e a riposo e NeoCertified fornisce un BAA insieme alla documentazione necessaria per la conformità HIPAA. Le funzionalità aggiuntive includono il richiamo dei messaggi e il tracciamento dei messaggi in tempo reale.

Opzione 3: Fornitori di e-mail dedicati conformi alla normativa HIPAA

6. Hushmail for Healthcare

• Prezzi: I piani sanitari partono da circa $9,99 per utente/mese e includono moduli sicuri, crittografia e un BAA a tutti i livelli.

• Facilità d'uso: Hushmail è progettato specificamente per la messaggistica sicura, con un'interfaccia webmail semplificata. Supporta anche l'integrazione opzionale con client desktop come Outlook o Apple Mail tramite IMAP/POP. Una funzione di moduli crittografati semplifica la raccolta delle informazioni sui pazienti.

• Sicurezza HIPAA: Hushmail fornisce crittografia end-to-end, moduli web sicuri e verifica in due passaggi per un'ulteriore autenticazione. Un BAA firmato è incluso nei suoi piani sanitari, garantendo la piena conformità.

7. Paubox

• Prezzi: I piani di solito partono da circa 29 $ per utente/mese, che include spazio di archiviazione e-mail illimitato, filtro antispam e altre funzionalità di sicurezza. I livelli più alti possono aggiungere protezione avanzata dalle minacce e archiviazione.

• Facilità d'uso: Paubox si concentra sulla crittografia dietro le quinte, quindi gli utenti non hanno bisogno di login o plugin aggiuntivi. Funziona perfettamente con il tuo client di posta elettronica esistente (Outlook, Apple Mail) e il tuo dominio. La crittografia avviene automaticamente, senza interruttori manuali.

• Sicurezza HIPAA: Paubox è conforme a HIPAA e certificato HITRUST CSF, offrendo crittografia zero-step per ogni e-mail. Viene fornito un BAA, che copre tutti gli aspetti della protezione dei dati e dei requisiti di conformità.