Outlook은 HIPAA를 준수하나요?
Fax.Plus는 Outlook과 원활하게 통합되는 HIPAA 준수 온라인 팩스 솔루션입니다. Outlook을 포함한 이메일 플랫폼은 의료 서비스 제공자 또는 기타 관련 기관이 PHI를 안전하게 교환해야 할 때 종종 면밀한 조사를 받습니다. 문제는 Outlook이 HIPAA를 준수하는가입니다.
Microsoft 365 및 Outlook HIPAA 준수
Microsoft는 특정 Microsoft 365(이전의 Office 365) 플랜을 구독하는 조직을 위해 Business 관련 계약(BAA)을 제공합니다. BAA는 PHI를 보호하기 위한 Microsoft와 해당 기관의 책임을 명시합니다. 이러한 플랜에서는 관리적 및 기술적 안전 장치를 통해 올바르게 구성된 경우 Outlook을 포함한 Microsoft 365를 HIPAA를 준수하는 방식으로 사용할 수 있습니다.
그러나 Microsoft 365 또는 Outlook을 보유하는 것만으로는 HIPAA 준수가 자동으로 보장되지 않는다는 점에 유의하는 것이 중요합니다. HIPAA 표준을 충족하려면 적절한 구성, 서명된 BAA, 직원 교육 및 강력한 보안 정책이 모두 필요합니다.
1. Outlook.com
Outlook.com에서 무료 버전을 사용하는 경우 Outlook은 HIPAA를 준수하나요? 대부분의 경우 무료 Outlook.com 이메일 서비스는 다음과 같은 이유로 HIPAA 준수에 적합하지 않습니다.
일반적으로 BAA를 제공하지 않습니다.
사용 가능한 보안 제어 기능이 유료 Microsoft 365 구독에 비해 제한적입니다.
암호화 옵션이 PHI를 철저히 보호하기에 종종 불충분합니다.
따라서 PHI를 처리하는 의료 제공자 및 기타 해당 기관은 중요한 건강 정보를 전송하는 데 무료 Outlook.com 계정을 사용하지 않아야 합니다.
2. Microsoft 365 내부의 Outlook
유료 Microsoft 365 플랜의 일부인 경우 Microsoft Outlook은 HIPAA를 준수하나요? 예, 적절한 보안 제어 장치가 마련되어 있는 경우에 한합니다. Microsoft 365 환경에서 Outlook은 메시지를 암호화하고 전송 중 및 저장 시 PHI를 보호하도록 구성할 수 있습니다. 주요 단계는 다음과 같습니다.
Microsoft와 BAA 체결.
Office 메시지 암호화 사용과 같이 이메일에 대한 암호화 정책 시행.
다단계 인증(MFA) 및 강력한 액세스 제어 설정.
PHI 처리에 대한 모범 사례에 대해 모든 사용자 교육.
이러한 조치와 적절한 요금제(예: Microsoft 365 Business Premium, E3 또는 E5)를 통해 무단 액세스 또는 데이터 침해 위험을 크게 줄여 HIPAA 지침을 준수할 수 있습니다.
3. 컴퓨터에 설치된 Outlook 데스크톱 프로그램
많은 조직에서 여전히 독립 실행형 Outlook 데스크톱 클라이언트를 사용하여 메일 계정을 관리합니다. 로컬 컴퓨터의 Outlook 이메일은 HIPAA를 준수할까요? 이에 대한 답변은 해당 데스크톱 클라이언트가 HIPAA 준수 환경에 연결되는 방식에 따라 달라집니다.
Outlook 데스크톱 클라이언트가 HIPAA를 준수하는 Microsoft 365 계정(BAA 서명 및 암호화가 적용된)과 동기화되는 경우 HIPAA를 준수하는 워크플로의 일부가 될 수 있습니다.
규정을 준수하지 않는 이메일 서버 또는 무료 이메일 서비스(예: Outlook.com)에 연결하는 경우 HIPAA 준수가 보장되지 않습니다.
Microsoft Outlook을 HIPAA 준수하도록 만드는 방법
올바른 Microsoft 365 라이선스 획득: Microsoft 365 Business Premium, E3 또는 E5와 같이 필요한 보안 기능이 포함된 구독을 사용하고 있는지 확인합니다.
Business Associate Agreement(BAA) 체결: Microsoft와의 BAA는 PHI 보호에 대한 각 당사자의 책임을 명시합니다. BAA가 없으면 HIPAA 준수가 불가능합니다.
이메일 암호화 활성화: Office 메시지 암호화를 구성하여 전송 중인 메시지를 보호합니다. PHI가 포함된 모든 메시지에 대해 암호화를 요구합니다.
액세스 제어 구현: 강력한 암호를 사용하고, 다단계 인증(MFA)을 구현하고, 역할 기반 액세스를 적용하여 PHI를 볼 수 있는 사람을 제한합니다.
직원 교육 및 규정 준수 모니터링: 모든 직원에게 HIPAA 요구 사항, 보안 이메일 사용법 및 피싱 인식에 대한 교육을 실시합니다. 지속적인 규정 준수를 보장하기 위해 정기적인 감사를 실시합니다.
HIPAA 준수 온라인 팩스 서비스
PHI를 전송할 때 조직은 종종 이메일 그 이상을 고려합니다. 팩스는 특히 HIPAA 준수 온라인 팩스 서비스를 통해 수행되는 경우 많은 의료 서비스 제공자에게 안전하고 일반적인 방법으로 남아 있습니다.
Fax.Plus는 HIPAA 준수를 염두에 두고 설계된 온라인 팩스 솔루션을 제공합니다. 암호화, 보안 데이터 센터 및 BAA 서명 옵션을 통해 Fax.Plus는 의료 서비스 제공자 및 기타 관련 기관이 PHI가 포함된 팩스를 안전하고 효율적으로 보내고 받을 수 있도록 지원합니다.
온라인 팩스는 Microsoft 365의 Outlook과 같은 보안 이메일 솔루션을 보완할 수 있습니다. 두 서비스를 함께 사용하면 다양한 유형의 의료 커뮤니케이션을 위한 유연하고 안전한 채널을 제공하고 여러 플랫폼에서 HIPAA 지침을 준수하는 데 도움이 됩니다.
자주 묻는 질문
적절한 액세스 제어(예: 비밀번호, 다단계 인증).
감사 추적 및 활동 로그.
정기적인 위험 평가.
직원 교육.
장치에는 강력한 보안 조치(예: 화면 잠금, 이메일 데이터용 보안 컨테이너)가 있어야 합니다.
장치를 분실하거나 도난당한 경우를 대비하여 원격 삭제 기능이 마련되어 있어야 합니다.
관리자는 저장된 데이터를 보호하기 위해 모바일 애플리케이션 관리(MAM) 정책을 시행해야 합니다.
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