Outlook은 HIPAA를 준수하나요?
Fax.Plus Outlook과 원활하게 통합되는 HIPAA를 준수하는 온라인 팩스 솔루션입니다. 의료 서비스 제공자나 기타 적용 대상 기관에서 PHI를 안전하게 교환해야 할 때 Outlook을 비롯한 이메일 플랫폼은 종종 조사를 받습니다. 문제는 Outlook이 HIPAA를 준수하는가 하는 것입니다.
Microsoft 365 및 Outlook HIPAA 준수
Microsoft는 특정 Microsoft 365(이전 Office 365) 플랜을 구독하는 조직을 위해 Business 협력 계약(BAA)을 제공합니다. BAA에는 PHI를 보호하기 위한 Microsoft와 해당 단체의 책임이 간략하게 설명되어 있습니다. 이러한 플랜에 따라 관리 및 기술적 보호 장치를 적절히 구성하면 Outlook을 포함한 Microsoft 365를 HIPAA를 준수하는 방식으로 사용할 수 있습니다.
그러나 단순히 Microsoft 365 또는 Outlook을 사용한다고 해서 자동으로 HIPAA 준수가 보장되는 것은 아니라는 점에 유의해야 합니다. 적절한 구성, 서명된 BAA, 직원 교육 및 강력한 보안 정책이 모두 HIPAA 표준을 충족해야 합니다.
1. Outlook.com
Outlook.com에서 무료 버전을 사용하는 경우 Outlook HIPAA를 준수하나요? 대부분의 경우 무료 Outlook.com 전자 메일 서비스는 HIPAA 규정 준수에 적합하지 않습니다:
일반적으로 BAA를 제공하지 않습니다.
유료 Microsoft 365 구독에 비해 사용 가능한 보안 제어 기능이 제한되어 있습니다.
암호화 옵션만으로는 PHI를 철저하게 보호하기에 불충분한 경우가 많습니다.
따라서 의료 서비스 제공자 및 PHI를 취급하는 기타 해당 기관은 민감한 건강 정보를 전송할 때 무료 Outlook.com 계정을 사용하지 않아야 합니다.
2. Microsoft 365의 Outlook 내부
유료 Microsoft 365 플랜의 일부인 Microsoft Outlook은 HIPAA를 준수하나요? 예. 적절한 보안 제어가 마련되어 있다면 그렇습니다. Microsoft 365 환경에서는 메시지를 암호화하고 전송 중 및 미사용 중인 PHI를 보호하도록 Outlook을 구성할 수 있습니다. 주요 단계는 다음과 같습니다:
Microsoft와 BAA를 체결합니다.
Office 메시지 암호화 사용과 같은 이메일 암호화 정책 적용.
멀티팩터 인증(MFA) 및 강력한 액세스 제어 설정.
모든 사용자에게 PHI 취급 모범 사례에 대한 교육을 실시합니다.
이러한 조치와 올바른 플랜(예: Microsoft 365 Business Premium, E3 또는 E5)을 사용하면 무단 액세스 또는 데이터 침해의 위험을 크게 줄일 수 있으며, HIPAA 지침에 부합합니다.
3. 컴퓨터에 설치된 Outlook 데스크톱 프로그램
많은 조직에서 여전히 독립 실행형 Outlook 데스크톱 클라이언트를 사용하여 메일 계정을 관리하고 있습니다. 로컬 컴퓨터에서 Outlook 전자 메일이 HIPAA를 준수하나요? 대답은 해당 데스크톱 클라이언트가 HIPAA를 준수하는 환경에 연결되는 방식에 따라 다릅니다:
Outlook 데스크톱 클라이언트가 HIPAA를 준수하는 Microsoft 365 계정과 동기화되는 경우(서명된 BAA 및 암호화가 적용된 경우), HIPAA 준수 워크플로우의 일부가 될 수 있습니다.
규정을 준수하지 않는 이메일 서버 또는 무료 이메일 서비스(예: Outlook.com)에 연결하면 HIPAA 규정 준수가 보장되지 않습니다.
Microsoft Outlook에서 HIPAA를 준수하는 방법
올바른 Microsoft 365 라이선스 얻기: Microsoft 365 Business Premium, E3 또는 E5와 같이 필요한 보안 기능이 포함된 구독을 보유하고 있는지 확인하세요.
Business 협력 계약(BAA)에 서명합니다: Microsoft와의 BAA에는 PHI 보호에 대한 각 당사자의 책임이 명시되어 있습니다. BAA가 없으면 HIPAA를 준수할 수 없습니다.
전자 메일 암호화를 사용 설정합니다: 전송 중인 메시지를 보호하도록 Office 메시지 암호화를 구성합니다. PHI가 포함된 모든 메시지에 대해 암호화를 요구합니다.
액세스 제어를 구현합니다: 강력한 비밀번호를 사용하고, 다단계 인증(MFA)을 구현하고, 역할 기반 액세스를 시행하여 PHI를 볼 수 있는 사람을 제한하세요.
직원 교육 및 규정 준수 모니터링 모든 직원에게 HIPAA 요건, 안전한 이메일 사용, 피싱 인식에 대해 교육하세요. 지속적인 규정 준수를 위해 정기적인 감사를 실시하세요.
HIPAA 준수 온라인 팩스 서비스
조직은 PHI를 전송할 때 종종 이메일 외에 다른 방법을 찾습니다. 팩스는 많은 의료 서비스 제공자에게 여전히 안전하고 일반적인 방법이며, 특히 HIPAA를 준수하는 온라인 팩스 서비스를 통해 전송하는 경우 더욱 그렇습니다.
Fax.Plus 는 HIPAA 준수를 염두에 두고 설계된 온라인 팩스 솔루션을 제공합니다. 암호화, 보안 데이터 센터, BAA 서명 옵션을 통해 Fax.Plus 의료 서비스 제공자 및 기타 해당 기관이 PHI가 포함된 팩스를 안전하고 효율적으로 보내고 받을 수 있도록 지원합니다.
온라인 팩스는 Microsoft 365의 Outlook과 같은 보안 이메일 솔루션을 보완할 수 있습니다. 두 서비스를 함께 사용하면 다양한 유형의 의료 서비스 커뮤니케이션을 위한 유연하고 안전한 채널을 제공하고 여러 플랫폼에서 HIPAA 지침을 준수할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
적절한 액세스 제어(예: 비밀번호, 다단계 인증).
감사 추적 및 활동 로그.
정기적인 위험 평가.
인력 교육.
장치에는 강력한 보안 조치(예: 화면 잠금, 이메일 데이터를 위한 보안 컨테이너)가 있어야 합니다.
기기를 분실하거나 도난당했을 경우를 대비해 원격 삭제 기능이 있어야 합니다.
관리자는 미사용 데이터를 보호하기 위해 모바일 애플리케이션 관리(MAM) 정책을 시행해야 합니다.
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면책 조항: 이 사이트의 정보는 일반적인 정보 제공 목적으로만 제공되며 Fax.Plus 이 사이트의 모든 정보가 최신 정보이거나 정확하다고 보장할 수 없습니다. 이는 법률 자문을 위한 것이 아니며 전문적인 법률 자문을 대체해서는 안 됩니다. 법률 자문을 받으려면 특정 법적 질문에 대해 면허를 소지한 변호사와 상담하세요.
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