¿Qué incluir en una portada de fax conforme a la HIPAA?
Una portada de fax H IPAA debe incluir la información del remitente/receptor, fecha y hora, número de páginas, referencia del paciente y un descargo de responsabilidad conciso sobre privacidad que indique a los destinatarios no deseados que destruyan el fax. Omitir cualquier campo puede acarrear multas de hasta 50.000 dólares por infracción: eviteeste riesgo descargando fácilmente una portada de fax HIPAA y envíela con el plan HIPAA deFax.Plus .
Por qué una portada HIPAA no es negociable
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) protege la información sanitaria de los pacientes (PHI) frente a accesos no autorizados. Al enviar faxes, una portada que cumpla la HIPAA garantiza la protección de los datos confidenciales del paciente. Si no se utiliza una portada adecuada, se corre el riesgo de exponer información confidencial.
En 2022, los proveedores de atención sanitaria se enfrentaron a importantes sanciones por faxes mal protegidos. Un consultorio médico fue multado con 40.000 dólares tras enviar accidentalmente por fax historiales de pacientes sin la portada requerida. Estos costosos errores subrayan la importancia del cumplimiento de la normativa.
Los faxes tradicionales en papel pueden extraviarse o interceptarse fácilmente. Las soluciones de fax en línea como Fax.Plus reducen estos riesgos mediante la transmisión segura de documentos con conexiones cifradas.
Lista de control de campos obligatorios
Datos del remitente: Indique siempre claramente su nombre completo, nombre de la organización, teléfono y número de fax.
Datos del destinatario: Indique claramente el nombre del destinatario, la organización y el número de fax correcto.
Sello de fecha y hora: Incluya la fecha y hora en que se envía el fax para mantener registros precisos y pistas de auditoría.
Número total de páginas: Indique el número de páginas, incluida la portada, para ayudar a los destinatarios a verificar la integridad.
Nombre del paciente o número de referencia (si procede): Mencionar el nombre del paciente o un identificador único ayuda al receptor a organizar rápidamente y almacenar de forma segura la información.
Cláusula de exención de responsabilidad de la HIPAA: incluya siempre una declaración clara que explique el carácter confidencial de la información y las instrucciones para los destinatarios no previstos.
Cómo redactar la cláusula de exención de responsabilidad de la HIPAA
Su cláusula de exención de responsabilidad de la HIPAA debe hacer hincapié en la confidencialidad, referirse explícitamente a la PHI (información sanitaria protegida) e indicar a los destinatarios accidentales que destruyan el fax inmediatamente.
Mantenga las cláusulas de exención de responsabilidad concisas y claras -idealmente con menos de 120 palabras- para garantizar la legibilidad y el cumplimiento de la normativa.
Ejemplo de descargo de responsabilidad breve (copiar y pegar)
Ejemplo de descargo de responsabilidad ampliado
¿Quiere enviar documentos confidenciales de forma segura? Utilice una de nuestras portadas conformes con la HIPAA para ayudar a proteger la privacidad del paciente y apoyar sus esfuerzos de cumplimiento.
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